Работа с персональными данными

Формирование, ведение и хранение личных дел работников.

Работники, члены их семей.

В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.

Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения к постановлению Министерства образования Республики Беларусь от 28.11.2022 № 450.

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона).

55 лет

Ведение трудовых книжек.

Работники.

В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 ”О трудовых книжках“.

-//-

Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования);

книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет.

Ведение телефонного справочника.

Работники.

Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, номер служебного телефона.

-//-

1 месяц после увольнения.

Ведение корпоративной сети, системы учета документооборота.

Работники, иные лица, сведения о которых содержатся в указанных информационных ресурсах.

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника;

персональные данные иных лиц – в зависимости от цели обработки.

В отношении работников обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона);

в отношении иных лиц – в зависимости от цели обработки персональных данных.

Персональные данные работников – 1 месяц после увольнения;

персональные данные иных лиц – в зависимости от цели. обработки

Ведение учета фактически отработанного времени.

Работники.

Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, сведения о времени нахождения или отсутствии на рабочем месте.

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона).

3 года.

Командирование.

Работники.

Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, паспортные данные, сведения о проездных документах, бронировании гостиниц и иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки.

-//-

3 года;

при служебных командировках за границу – 10 лет.

Выплата заработной платы.

Работники, члены их семей.

Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о заработной плате, банковские данные.

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона).

55 лет.

Выплата пособий по временной нетрудоспособности.

Работники.

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения о состоянии здоровья работника.

-//-

55 лет.

Применение мер поощрения.

Работники.

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения, послужившие основанием для поощрения.

-//-

55 лет.

Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности.

Работники.

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника.

-//-

3 года.

Предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством о труде.

Работники, члены их семей.

Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации.

-//-

В зависимости от гарантии или компенсации в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“.

Предоставление трудовых и социальных отпусков.

Работники, члены их семей.

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей).

-//-

Графики трудовых отпусков – 1 год;

приказы о предоставлении трудовых отпусков – З года;

по социальным отпускам – 55 лет. 

Аттестация.

Работники.

В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784.

-//-

Протоколы аттестационной комиссии – 15 лет;

аттестационные листы, характеристики – в течение срока хранения личного дела работника.

Формирование и ведение резерва кадров.

Работники, иные граждане.

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения об образовании, о трудовой деятельности, контактный номер телефона.

Согласие субъекта персональных данных либо абзац  шестнадцатый статьи 6 Закона.

1 год.

Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку.

Работники.

Паспортные данные, сведения о занимаемой должности.

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона).

5 лет.

Участие в реализации образовательных программ дополнительного образования.

Работники.

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, возможна видеозапись.

-//-

3 года.

Участие в деятельности консультативного совета.

Работники Организации,

работники иных государственных органов и организаций.

Фамилия, собственное имя, отчество, место работы, занимаемая должность.

Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (ссылка на норму законодательного акта).

1 месяц после исключения из состава консультативного совета.

Изменение, прекращение трудового договораю

Работникию

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки, иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора.

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона).

55 лет.

Рассмотрение индивидуальных трудовых споров.

Работники.

Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в Организации, иные сведения, необходимые для разрешения индивидуального трудового спора.

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона).

5 лет.

Ведение воинского учета.

Работники – военнообязанные, члены их семей.

В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 ”Об установлении форм документов воинского учета“.

-//-

5 лет.

Ведение учета нуждающихся в оздоровлении и санаторно-курортном лечении

Работники, несовершеннолетние дети работника, их другой родитель.

В соответствии с Положением о порядке направления населения на санаторно-курортное лечение и оздоровление, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 28 августа 2006 г. № 542.

-//-

В соответствии с Главой 8 перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения, установленного приказом Министерства юстиции Республики Беларусь, Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01 апреля 2019 г. № 11.

Ведение учета нуждающихся в улучшении жилищных условий.

Работники, бывшие работники в случаях, предусмотренных законодательством, члены их семей.

В соответствии со статьей 40 Жилищного кодекса Республики Беларусь.

-//-

1 месяц после увольнения, если отсутствует право состоять на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий.

Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Работники.

В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 ”О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета.

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона).

5 лет.

Оформление необходимых для назначения пенсии документов.

Работники.

В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII ”О пенсионном обеспечении“.

-//-

До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение.

Расследование несчастных случаев на производстве.

Работники.

В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 ”О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“.

-//-

10 лет.